Politique de confidentialité à l'attention des candidats

Sommaire

1. Quel est l’objet de ce document ?

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 (« RGPD ») et à la Loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 dans sa dernière version (« LIL »), cette politique décrit les traitements des candidatures, spontanées ou non, que vous avez adressées à Tercio et DLSI :

en agences ;
sur le site Internet https://tercio-rh.com/ lors :

– d’une candidature ;

– de la création d’un profil candidat ;

directement par email ;
par l’intermédiaire de plateformes de type « jobboards », de l’APEC (« Association pour l’Emploi des Cadres ») ou de pôle emploi.

La présente politique de protection des données personnelles a donc pour objet de vous informer, en votre qualité de candidat, des traitements de vos données aux fins de recrutement, qu’il s’agisse de recrutements pour les besoins internes du Groupe DLSI auquel Tercio appartient, de missions auprès d’entreprises utilisatrices ou pour des placements (contrats à durée déterminée ou indéterminée).

Veuillez noter que la présente Politique de protection des données personnelles ne porte pas sur les traitements mis en œuvre par Tercio :

a) dans le cadre de votre utilisation courante du site internet accessible à l’adresse https://tercio-rh.com/ ;
b) lorsque des Cookies sont déposés sur vos outils informatiques (ordinateurs, téléphones, tablettes, etc.) lorsque vous naviguez sur ce dernier.

Si vous souhaitez en savoir plus concernant ces traitements, vous pouvez consulter la politique dédiée en cliquant ici.

2. Quelles sont les caractéristiques des traitements de vos données personnelles ?

2.1. Qui sont les responsables de traitement ?

Les responsables des traitements de données personnelles mis en œuvre aux fins de gérer vos candidatures sont :

la société Tercio, Société par Actions Simplifiée au capital de 100 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Sarreguemines sous le numéro B 529 145 260, dont le siège social est situé Place Jean Eric Bousch, Technopole Sud, 57 600 FORBACH (ci-après « Tercio») ;
la société DLSI, Société Anonyme à directoire et conseil de surveillance, au capital de 5 082 980,00 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Sarreguemines sous le numéro B 389 486 754 dont le siège social est situé Place Jean Eric Bousch, Technopole Sud, 57 600 FORBACH (ci-après « DLSI »).

Les qualifications que revêtent Tercio et DLSI dans le cadre des traitements de données à caractère personnel sont détaillées ci-après sous la partie « Sur quelles finalités et sur quelles bases légales vos données personnelles sont-elles traitées ? ».

2.2. Quelles sont les Données personnelles traitées ?

Les traitements de données personnelles effectués par Tercio et/ou DLSI portent sur les catégories de données suivantes :

des données permettant votre identification (nom, prénom, date de naissance)
des données permettant de vous contacter et de vous situer (adresse postale, adresse email, et numéro de téléphone) ;
des données relatives à vos formations et autres titres utiles pour gérer les candidatures (diplômes, certifications, langues parlées, permis détenus) ;
des données relatives à votre vie professionnelle (poste occupé, poste recherché, secteurs d’activités, niveau d’expérience, expériences passées, références professionnelles, rémunération sollicitée, disponibilités) ;
des données relatives à votre vie personnelle (hobbies & passions) ;
des données relatives à l’évaluation de vos aptitudes et compétences (résultats de tests de connaissances, de logique ou de personnalité) ;
des données relatives aux prises de références effectuées par DLSI auprès de tiers (anciens employeurs et collègues) ;
des données relatives à vos candidatures effectuées ;
les données fournies spontanément dans le cadre des zones de commentaires libres, mais également des entretiens.

2.3. Comment Tercio et/ou DLSI collecte(nt) vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont obtenues, pour la plupart, directement auprès de vous. Dans l’hypothèse où les données personnelles sont collectées par le biais d’un formulaire, les champs nécessaires et donc obligatoires se distinguent par un astérisque (*). A défaut de les compléter, vos candidatures ou les créations de vos espaces candidats ne pourront pas aboutir.

Certaines de vos données à caractère personnel (à savoir, vos informations d’identification, vos informations professionnelles ainsi que les prises de références) peuvent également être collectées indirectement, c’est-à-dire transmises ou obtenues auprès de sources tierces. C’est notamment le cas lorsqu’elles sont collectées :

via des plateformes Web mettant en relation employeurs et candidats et proposant divers services tels que l’accès à une CVthèque partagée entre plusieurs recruteurs, le tri, le classement et l’évaluation des profils de candidats par rapport à une offre d’emploi (« jobboards ») ;
aux fins de vérification des références, auprès d’anciens employeurs ou collègues, de collègues actuels dans le cadre d’un processus interne, de relations professionnelles, de personnes pouvant être contactées et indiquées par le candidat à titre de référence, etc. ;
sur des réseaux sociaux professionnels.

2.4. Pour quelles finalités et sur quelles bases légales vos données personnelles sont-elles traitées ?

Le tableau ci-dessous, contient une description détaillée des traitements de vos données à caractère personnel réalisés par Tercio et/ou DLSI, à savoir leurs finalités, sous-finalités ainsi que les bases légales correspondantes.

Finalités	Sous-finalités	Base légale du traitement	Responsable(s) de traitement
Collecte des candidatures	Collecte des candidatures à une offre de poste publiée en ligne	Exécution de mesures précontractuelles	Tercio & DLSI (dans le cadre d’une responsabilité conjointe)
	Collecte des candidatures spontanées en ligne	Exécution de mesures précontractuelles
	Collecte des candidatures en agences	Exécution de mesures précontractuelles
Prise de contact avec les candidats inscrits sur les jobboards	/	Intérêts légitimes de DLSI et de Tercio, à savoir identifier des candidats dont le profil correspond ou est susceptible de correspondre à leurs attentes ou à celles de leurs entreprises clientes	Pour les candidats intérimaires : Tercio Pour les candidats permanents : DLSI & Tercio dans le cadre d’une responsabilité conjointe (s’il s’agit d’un poste au sein de Tercio) DLSI (pour tous les autres postes)
Gestion des missions et placements des candidats intérimaires auprès des entreprises utilisatrices	Recherche & sélection des profils pertinents aux fins de recrutement pour des placements ou missions auprès d’entreprises utilisatrices ; Préselection des candidats pour des placements et missions auprès d’entreprises utilisatrices Réalisation d’entretiens avec les candidats et de comptes-rendus Communication auprès des candidats intérimaires (sms, email, téléphone) pour leur proposer des missions et placements, mettre à jour leurs profils, etc.	Exécution de mesures précontractuelles	Tercio
Gestion des candidatures à un poste au sein du Groupe DLSI	Recherche et préselection des candidats Réalisation d’entretiens avec les candidats et de comptes-rendus Suivi des candidatures avec les candidats (emails et appels visant à informer des suites d’un process)	Exécution de mesures précontractuelles	DLSI & Tercio dans le cadre d’une responsabilité conjointe (s’il s’agit d’un poste au sein de Tercio) DLSI (pour tous les autres postes)
Constitution d’une CV-thèque ou « vivier de candidatures » avec les données personnelles des candidats intérimaires ayant adressé une candidature ou créé un espace candidat	/	Intérêts légitimes de Tercio, à savoir bénéficier de services de collecte de candidatures et d’assistance à la sélection des candidats intérimaires	DLSI
Constitution d’une CV-thèque ou « vivier de candidatures » avec les données personnelles des candidats à un poste au sein du Groupe DLSI	/	Consentement des candidats	DLSI
Evaluation des profils candidats	Mise en œuvre de techniques d’évaluation des candidats (tests de personnalité, mises en situation & évaluations professionnelles)	Intérêts légitimes de Tercio, à savoir la bonne gestion des candidats	Tercio
Vérification des autorisations de travail des candidats étrangers auprès des préfectures compétentes	/	Obligation légale de Tercio	Tercio
Prises de références auprès de sources tierces	Prises de contact auprès d’anciens employeurs et/ou collègues du candidat afin d’obtenir des références Prises de références auprès d’autres sources tierces (réseaux sociaux professionnels essentiellement)	Intérêts légitimes de Tercio, à savoir mieux connaitre les candidats intérimaires	Tercio
Réalisation d’états statistiques	/	Intérêts légitimes de Tercio & DLSI à savoir connaitre les tendances, et améliorer son activité	Tercio & DLSI dans le cadre d’une responsabilité conjointe
Gestion des demandes d’exercice de droits par les candidats (droits d’accès, droit d’opposition, droit à la limitation du traitement…)	/	Obligation légale	DLSI pour les traitements réalisés sous sa responsabilité exclusive Tercio & DLSI dans le cadre d’une responsabilité conjointe pour tous les autres traitements
Gestion des précontentieux & contentieux	/	Intérêts légitimes de Tercio, à savoir assurer la défense de ses droits & intérêts	Tercio & DLSI dans le cadre d’une responsabilité conjointe

2.5. Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données personnelles ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, et conformément aux obligations légales qui s’imposent à Tercio et/ou DLSI.

Dans ce cadre, les durées de conservation appliquées sont les suivantes :

Finalités	Base active (Base de données dans laquelle figurent les données nécessaires à l’activité courante de l’entreprise)	Durées de conservation en archivage intermédiaire (Base de données dans laquelle figurent les données nécessaires pour répondre à une obligation légale, ou pouvant constituer des éléments de preuve dans le cadre d’un contentieux)
Constitution d’une CV-thèque ou « vivier de candidature » avec les données personnelles des candidats ayant adressé une candidature ou créé un espace candidat	Les données personnelles figurant dans les viviers de candidats sont conservées pendant un délai de deux (2) ans à compter du dernier contact (candidature, rendez-vous, mise à jour des informations, etc.) Les candidats sont libres de demander le retrait de leur dossier de candidature à tout moment.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Prise de contact avec les candidats	Le temps strictement nécessaire à la prise de contact.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Gestion des missions et placements des candidats auprès des entreprises utilisatrices	Le temps strictement nécessaire à l’opération.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Gestion des candidatures à un poste au sein du groupe DLSI	Le temps strictement nécessaire à l’opération.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Evaluation des profils candidats	Le temps strictement nécessaire à l’opération.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Prises de références auprès de sources tierces	Le temps strictement nécessaire à la gestion des demandes.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Vérifications des autorisations de travail des candidats étrangers auprès des préfectures compétentes	Le temps strictement nécessaire à l’opération.	Si nécessaire, les données sont archivées pour une durée maximum de 5 ans.
Réalisation d’états statistiques	Les données sont conservées le temps de la réalisation des statistiques, puis supprimées. Les statistiques en elles-mêmes étant anonymes, celles-ci sont conservées.	/
Gestion des demandes d’exercice de droits par les candidats (droits d’accès, droit d’opposition, droit à la limitation du traitement…)	Le temps strictement nécessaire à la gestion des demandes.	Les données relatives aux demandes d’exercice de droit sont conservées en base active le temps de leur traitement. Elles sont archivées pendant cinq (5) ans à compter de la réponse à la demande, sauf celles relatives au droit d’opposition qui sont conservées pendant six (6) ans.
Gestion des précontentieux & contentieux	S’agissant de la gestion du précontentieux, jusqu’au règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante. S’agissant de la gestion du contentieux, jusqu’à ce qu’aucun recourt ne soit plus possible contre la décision rendue pour la faire exécuter.	/

2.6. Grandes lignes de l’accord de responsabilité conjointe de traitement entre DLSI et Tercio

Comme indiqué plus haut, Tercio & DLSI réalisent conjointement certains traitements de données vous concernant (V. tableau ci-dessus).

Les candidats peuvent saisir indifféremment Tercio ou bien DLSI pour exercer leurs droits rappelés et décrits ci-dessous. Cependant, Tercio transmettra votre demande dans les plus brefs délais au délégué à la protection des données de DLSI qui se chargera de la traiter.

S’agissant de l’information, Tercio et DLSI ont convenu ce qui suit :

Tercio informe les candidats qui ont adressé leur candidature directement en agence(s) ;
DLSI les informe sur les outils digitaux dont il a seul la maîtrise.

Tercio et DLSI sont tenus d’assurer un niveau de sécurité adapté aux risques, en fonction de la nature des traitements et du type des données traitées. A cette fin, et compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, Tercio et DLSI se sont engagés à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité des systèmes d’information sous leur contrôle appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres :

la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

2.7. Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être communiquées, en fonction de leurs attributions et du besoin d’en connaître, aux destinataires exposés ci-dessous :

Destinataires internes à Tercio et/ou DLSI :

Les personnels chargés des ressources humaines de DLSI & Tercio ;
Le service communication de DLSI ;
Les responsables et personnels des agences de DLSI ;
Lorsqu’il s’agit d’une candidature pour un poste au sein de DLSI, les responsables ainsi que, le cas échéant, les membres des services et agences concernés par le recrutement (par exemple, le responsable du service comptabilité si le poste à pourvoir relève de ce département) ;
Les personnels chargés du service informatique de DLSI ;
Le délégué à la protection des données de DLSI ;

Destinataires externes à Tercio et/ou DLSI :

Les entreprises utilisatrices et/ou clientes contractuellement liées à Tercio et/ou DLSI ;
Les entités du Groupe DLSI lorsque cela est rendu strictement nécessaire ;
Les sous-traitants en charge de la mise en œuvre de traitements de données personnelles (par exemple, les prestataires informatiques), ou dans le cadre de leurs missions de conseil et d’assistance (essentiellement les officiers ministériels et autres conseils) ;
Les intervenants dans le cadre d’opérations relatives à la vie de Tercio et/ou de DLSI (cession, fusion, …) ;

2.8. Vos données personnelles font-elles l’objet d’un transfert en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ?

Pour les seuls besoins de son activité, vos données personnelles collectées peuvent être transférées vers une filiale de DLSI située en Suisse. Ce pays a fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européen garantissant ainsi qu’il assure un niveau de protection suffisant des données à caractère personnel.

3. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

3.1. Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit d’obtenir une copie de vos données ainsi que les informations suivantes :

Les finalités du traitement ;
Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
L’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
Lorsque les données personnelles ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente ;
Lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, la personne concernée a le droit d’être informée des garanties appropriées en ce qui concerne ce transfert.

DLSI fournit gratuitement une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Pour toute copie supplémentaire demandée, veuillez noter que DLSI peut facturer des frais administratifs raisonnables.

3.2. Droit de rectification de vos données personnelles inexactes et/ou incomplètes

Vous avez le droit de nous demander à tout moment que vos données à caractère personnel soient, selon les cas, rectifiées et/ou complétées.

3.3. Droit à l’effacement de vos données personnelles

Sauf dans des cas spécifiques où la loi le prévoit, vous avez le droit d’obtenir de DLSI l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
le retrait de votre consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
l’opposition au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle DLSI est soumise ;
les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information à des mineurs.

3.4. Droit à la limitation des traitements de vos données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

Vous contestez l’exactitude des données à caractère (dans un tel cas, la limitation pourra être mise en place pendant une durée permettant à DLSI de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel) ;
Le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
DLSI n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
Vous vous opposez au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par DLSI prévalent sur ceux de la personne concernée.

Si vous exercez votre droit à la limitation, DLSI ne pourra plus traiter vos données à caractère personnel – à l’exception de leur seule conservation –, sauf :

si vous avez donné votre consentement préalable ;
pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale,
pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

En toute hypothèse, vous serez informé(e) de la levée de la limitation du traitement DLSI.

3.5. Droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement devra se justifier par la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

3.6. Droit à la portabilité de vos données personnelles

Vous avez le droit de recevoir ou de transmettre ces données à caractère personnel que vous avez fourni à DLSI, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, à un autre responsable du traitement. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données personnelles de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est en outre limité aux traitements dont la base juridique est le consentement ou un contrat.

3.7. Votre droit de retirer votre consentement à un traitement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à un traitement à tout moment et sans avoir à en justifier lorsque celui-ci constitue sa base légale.

3.8. Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies.

Les directives particulières ne concerneront que les traitements que nous mettons en œuvre et seront limitées à ce seul périmètre.

En ce qui concerne les directives générales, elles devront être adressées à un tiers qui sera désigné par décret.

4. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez former toute demande relative à l’exercice de vos droits concernant vos données personnelles en contactant le délégué à la protection des données du Groupe DLSI à l’adresse e-mail suivante : [email protected], ou à l’adresse postale suivante :

A l’attention du Délégué à la Protection des Données du Groupe DLSI

Avenue Jean Eric Bousch.

57603 Forbach

Un justificatif d’identité pourra vous être demandé dans les conditions de l’article 77 du Décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. L’exercice d’un de ces droits peut être refusé si votre demande ne réunit pas les conditions posées par la réglementation. Dans cette hypothèse, vous en serez dûment informé(e) dans les délais requis par la règlementation.

5. Comment introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (« Cnil ») ?

Si vous estimez que les traitements de vos données personnelles ne sont pas conformes aux dispositions légales et réglementaires, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil en adressant votre plainte :

En ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Par courrier postal :

Commission nationale de l’informatique et des libertés
Service des plaintes
3 Place de Fontenoy
TSA80715
75334 PARIS CEDEX 07

6. Adoption de la Politique

La présente Politique a été adoptée à la suite de l’information-consultation des institutions représentatives du personnel concernées de Tercio & DLSI conformément à l’article L2312-38 du Code du travail.